Het eerste telefoontje kwam van de HR-medewerker van het bedrijf.
Ze zat met een medewerker van wie het functioneren al langere tijd ter discussie stond. Afspraken werden niet goed nagekomen, de kwaliteit van het werk liet te wensen over en ook in de samenwerking met collega’s ontstond steeds vaker irritatie.
De leidinggevende had het al verschillende keren met de betreffende medewerker besproken. Zonder het gewenste resultaat.
De vraag aan ons was eigenlijk heel praktisch: hoe pakken we dit nu zorgvuldig aan?
Ons advies was om de problemen concreet te benoemen en een serieus verbetertraject te starten. Niet alleen vastleggen wat er niet goed ging, maar vooral ook duidelijk maken wat er van de medewerker werd verwacht, welke ondersteuning hij daarbij zou krijgen en wanneer zijn functioneren opnieuw zou worden beoordeeld.
Dat leek een logische volgende stap.
Maar vanaf het eerste gesprek over het verbetertraject liep het anders.
Van kritiek naar conflict
De medewerker herkende zich totaal niet in het beeld dat werd geschetst.
Volgens hem functioneerde hij prima. Sterker nog, hij had het gevoel dat zijn werkgever ineens een dossier tegen hem aan het opbouwen was. Het verbeterplan zag hij dan ook niet als een kans om zaken te verbeteren, maar als het begin van zijn vertrek.
Dat veranderde de gesprekken.
Waar de werkgever voorbeelden aandroeg van zaken die volgens hem niet goed gingen, kwam de medewerker met verklaringen waarom hem niets te verwijten viel. Afspraken uit gesprekken werden achteraf per e-mail ter discussie gesteld. Op nieuwe kritiek volgden nieuwe bezwaren.
De werkgever vond dat de medewerker zich steeds defensiever opstelde.
De medewerker vond op zijn beurt dat zijn werkgever alleen nog maar bezig was om zijn gelijk te bewijzen.
En zo ging het steeds minder over functioneren en steeds meer over de onderlinge verhouding.
Hoe gaan we hiermee verder?
Inmiddels hadden we regelmatig contact met HR over het verloop van het traject.
Want een verbetertraject is niet simpelweg een lijst met tekortkomingen die je afwerkt voordat je afscheid van iemand kunt nemen.
Wie een medewerker wegens disfunctioneren wil ontslaan, moet aannemelijk kunnen maken dat iemand onvoldoende functioneert. Maar de medewerker moet ook duidelijk weten wat er niet goed gaat én een serieuze kans krijgen om dat te verbeteren.
Dat laatste is belangrijk.
Een verbetertraject waarvan de uitkomst feitelijk al vaststaat, is geen echt verbetertraject.
Tegelijkertijd mag van een medewerker worden verwacht dat hij serieus meewerkt aan verbetering. Wie iedere vorm van kritiek afwijst, maakt zo’n traject er niet eenvoudiger op.
In deze situatie raakten beide partijen steeds verder van elkaar verwijderd.
Mediation als oplossing?
Omdat de gesprekken nauwelijks nog over de inhoud gingen, werd uiteindelijk besloten mediation in te zetten.
Misschien kon een onafhankelijke derde ervoor zorgen dat werkgever en medewerker weer met elkaar in gesprek kwamen.
Ook dat lukte niet.
Het vertrouwen was inmiddels aan beide kanten vrijwel verdwenen. De werkgever zag geen mogelijkheid meer om op deze manier verder te werken. De medewerker voelde zich door zijn werkgever onrechtvaardig behandeld.
Daarmee was de oorspronkelijke vraag, ‘functioneert deze medewerker voldoende?’, bijna naar de achtergrond verdwenen.
Er lag inmiddels een ander probleem.
De arbeidsrelatie zelf was stukgelopen.
Naar de rechter
Uiteindelijk werd besloten de rechter te vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden.
Ook daar bleek de situatie niet zwart-wit.
De rechter zag dat de medewerker zich tijdens het traject behoorlijk defensief had opgesteld. Maar legde de verantwoordelijkheid voor de escalatie niet alleen bij hem. Ook de wijze waarop de werkgever het verbetertraject had aangepakt, had volgens de rechter bijgedragen aan de verslechtering van de verhouding.
Herstel van de samenwerking werd inmiddels niet meer realistisch geacht.
De arbeidsovereenkomst werd daarom uiteindelijk ontbonden vanwege een duurzaam verstoorde arbeidsverhouding.
Niet omdat het verbetertraject overtuigend had aangetoond dat de medewerker niet kon functioneren.
Maar omdat werkgever en werknemer inmiddels niet meer met elkaar verder konden.
Een verbeterplan is meer dan dossieropbouw
Voor het bedrijf kwam er daarmee uiteindelijk duidelijkheid. Maar de zaak laat ook zien hoe ingewikkeld een verbetertraject kan worden.
Natuurlijk moet je als werkgever vastleggen wat er gebeurt. Zeker wanneer het functioneren van een medewerker al langere tijd ter discussie staat.
Maar een goed dossier is het gevolg van een zorgvuldig traject. Het zou niet het doel ervan moeten zijn.
Benoem daarom concreet wat er niet goed gaat. Geef voorbeelden. Maak duidelijk wat je wél verwacht. Bied ondersteuning. Geef iemand voldoende tijd. En leg de voortgang zorgvuldig vast.
Maar misschien wel het belangrijkste: blijf tijdens het traject kijken of verbetering daadwerkelijk mogelijk is.
Want als werkgever en medewerker alleen nog bezig zijn hun eigen gelijk te bewijzen, gaat het al snel niet meer over beter functioneren.
Dan bouw je vooral verder aan het conflict. Wil je er meer van weten? Praat er eens over met mr. Christophe van Uden van Beks Advocaten. c.van.uden@beksadvocaten.nl