Bewaarplicht van uw personeelsdossiers.

Als werkgever beschikt u over een personeelsdossier voor elke werknemer. Dit dossier bevat onder andere de persoonsgegevens, het contract en de arbeidsvoorwaarden, de functioneringsverslagen en het ziekteverzuim. De verschillende documenten in het personeelsdossier kennen elk een eigen bewaartermijn. In het onderstaande overzicht laten wij u zien hoe lang u bepaalde documenten dient te bewaren, of te vernietigen.

1) Vernietigen binnen vier weken (zonder toestemming)

  • Documentatie wanneer een sollicitant niet wordt aangenomen.
  • Sollicitatiebrief
  • Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie met sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek

 

2) Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)

  • Sollicitatiebrief
  • Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie met sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek

 

3) Maximaal 2 jaar na dienstverband

  • Arbeidsovereenkomst
  • Correspondentie over promotie en demotie
  • Correspondentie over ontslag
  • VUT-regeling
  • Afspraken over OR lidmaatschap
  • Kopie van getuigschrift
  • Verslagen van functioneringsgesprekken
  • Verslagen omtrent Wet Verbetering Poortwachter
  • Correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts
  • Verslagen van financiële problemen
  • Verslagen rondom probleemsituaties

 

4) Minimaal 5 jaar na dienstverband

  • Loonbelastingverklaringen
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Gegevens over etniciteit en herkomst
  • Identiteitspapieren van ingeleende werknemers met tewerkstellingsvergunning

 

5) Minimaal 7 jaar na dienstverband

  • Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
  • Burgerlijke staat van (ex) werknemer
  • Persoonlijke gegevens en stamkaart
  • Datum van indiensttreding
  • Salarisadministratie
  • Afstandsverklaring woon- werkverkeer

 

Let op!
Is uw werknemer uit dienst en is de bewaarplicht verstreken? Dan bent u verplicht deze privacygevoelige documenten te vernietigen.

mm
Christophe van Uden
c.van.uden@beksadvocaten.nl Over ons