Checklist voor uitbesteding van een IT project

1.  Wat wordt er precies ‘geautomatiseerd’?

Zoals ook in de bouw, wordt een bouwontwerp opgevolgd door een ‘bestek’. Hierin staat tot in detail beschreven welke materialen worden gebruikt en hoe die materialen worden verwerkt. Bij een automatiseringsproject dient u eenzelfde ‘bestek’ te eisen van uw opdrachtnemer. Een beschrijving van wat wordt geautomatiseerd, hoe dit wordt aangepakt en wat het uiteindelijke resultaat dient te zijn (de functionaliteit).

2.   Vinger aan de pols.

Zoals vaak verstandig is het ook bij een automatiserings- of webproject van belang om de voortgang te volgen. Bouw dan ook voldoende terugkoppelingsmomenten in. Wanneer afgeweken wordt van de oorspronkelijke planning is het raadzaam direct verhaal te halen. Een professionele projectovereenkomst kent een escalatieregeling zodat u als opdrachtgever ‘eisen’ kunt stellen.

3. Leg alles vast.

Wanneer zaken niet gaan zoals afgesproken is het noodzakelijk om te weten ‘waarvan’ wordt afgeweken. De opdrachtomschrijving is daarom belangrijk. Maar net zo belangrijk is het om alle communicatie- en terugkoppelingsmomenten vast te leggen in een dossier. Want als het echt fout gaat is het essentieel om te kunnen zien – op basis van feiten – waar en door wie gefaald is.

4.   Claim uw recht met een ingebreke stelling.

Als het echt moet, laat u als opdrachtgever uw tanden zien met een ingebrekestelling. U dient dit niet te snel te doen, maar wel voordat het echt in het honderd loopt. In de praktijk zal het erop neerkomen dat u nieuwe afspraken maakt. Vergeet echter niet dat het proces opnieuw op de voet gevolgd dient te worden.

Voorkomen is beter.

Wanneer uw opdrachtnemer op de hoogte is van de wijze waarop u een project vastlegt, volgt en claimt, zal deze extra op z’n tellen passen. Het is daarom raadzaam vooraf overleg te hebben met één van onze advocaten. info@beksadvocaten.nl

mm
Rob Beks
r.beks@beksadvocaten.nl Over ons