Veel werkgevers denken dat het toegestaan is om de zakelijke e-mailaccounts van hun medewerkers te controleren. Dat is een misverstand!
Onlangs sprak het Europees Hof voor de Rechten van de Mens zich uit over een zaak waarbij de werkgever het zakelijk e-mailaccount van een medewerker had gecontroleerd op privégebruik. Het Hof oordeelde dat de privacy van werknemer onterecht (zonder kennisgeving) was geschonden en stelde de werkgever verantwoordelijk voor het onterecht gegeven ontslag.
Het kan zijn dat u als werkgever de e-mailaccounts van werknemers wilt controleren. Dit is toegestaan, mits vooraf duidelijk wordt gemaakt dat de e-mailaccounts gecontroleerd worden en dat daarvoor een noodzaak aanwezig is (legitimiteit). Bijvoorbeeld wanneer u als werkgever denkt dat een medewerker betrokken is bij illegale activiteiten of mogelijk schade toebrengt aan uw bedrijf?
Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Controle van medewerkers is dus toegestaan als de werkgever voldoet aan de voorwaarden uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zo mag een medewerker niet permanent ‘gevolgd’ worden. Eveneens mag controle en- of toezicht niet in het geheim gebeuren. Toch kunt u zich als werkgever beroepen op legitieme doelen om een werknemer te controleren.
Voorbeelden van legitieme doelen?
Inzicht in kosten
Privégebruik van internet kan een werkgever op kosten jagen. Ook kan het gebruik van zelf geïnstalleerde software een bedrijfscomputer instabiel maken waardoor extra onderhoud uitgevoerd dient te worden.
Om beveiligingsrisico’s te inventariseren
Een werknemer kan immers virussen of spyware downloaden, die gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar kunnen brengen.
Wanneer de reputatie in het geding komt
Als een werknemer vanaf een bedrijfsnetwerk of met een zakelijk e-mailadres met anderen communiceert, zou men kunnen denken dat deze werknemer namens het bedrijf spreekt.
Als juridische risico’s dreigen
Een werknemer kan misdrijven plegen of mensen schade berokkenen vanaf het bedrijfsnetwerk, bijvoorbeeld door het illegaal verspreiden van muziek of films, of door het downloaden en installeren van software die niet bedrijfsmatig gebruikt mag worden.
Als onacceptabel gedrag wordt vertoond
Het bekijken en zeker het binnen het bedrijf rondsturen van pornografie of racistische teksten of beeldmateriaal kan de sfeer op de werkvloer negatief beïnvloeden.
Tip!
Stel een protocol op voor het gebruik van internet en e-mail voor uw medewerkers. Dit protocol is een aanvulling op een arbeidsovereenkomst.
Heeft u vragen over het maken en toepassen van een internetprotocol? Maak een afspraak met Christophe van Uden van Beks Advocaten. c.van.uden@beksadvocaten.nl